Os processos de negócio são de responsabilidade das instâncias que os define e que os sustenta, ou seja, a unidade gestora do processo.

O papel do Escritório de Processos da PROPLAN é mapear e documentar o processo, discutir junto com os responsáveis sua melhoria, e após a definição final do processo, realizar a documentação, a homologação e a publicação do processo. Contudo, cabe ao dono do processo as decisões finais de como ele será operacionalizado.

Os usuários que precisam realizar interações com o processo e tiverem dúvidas, devem procurar em primeiro lugar a  Unidade gestora do processo e em segundo lugar o Escritório de Processos para sanar suas dúvidas. 

Para as unidades gestoras dos processos que desejam inseri-los no SEI, devem procurar o Escritório de Processos para que este realize o processo de levantamento, mapeamento, análise, melhoria, homologação, documentação e configuração do processo no SEI.

Como unidades gestoras dos processos estamos falando os setores da instituição que possuem como atribuição suportar o processo. São suas pró-reitorias, diretorias, superintendências, direções, secretarias, colegiados e demais unidades na estrutura organizacional da UFFS.

Para identificar a unidade gestora de um determinado processo é preciso levar em consideração quem é a unidade responsável por definir as regras do processo e pelas deliberações inerentes ao processo. Como exemplo temos: Para as petições dos servidores quanto a sua carreira, tais como progressões a PROGESP é a unidade gestora do processo. Para petições dos alunos quanto a auxílios estudantis, a PROAE é a unidade gestora do processo. Para petições dos docentes quanto a projetos de pesquisa, a DPE é a unidade gestora do processo.