A gestão arquivística de documentos constitui-se em um conjunto de procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Tais procedimentos são regidos por uma política ou programa de gestão de documentos, que se aplica tanto aos documentos não digitais (analógicos) quanto aos digitais.

Conforme definições do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos arquivísticos registram informações que remetem às políticas, funções, atividades, procedimentos e decisões, propiciando à instituição a capacidade de:

• Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;
• Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
• Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
• Fornecer evidência em caso de litígio;
• Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
• Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como pesquisa histórica;
• Manter a memória corporativa e coletiva.

Desta forma, a gestão de documentos tem uma função primordial na condução das atividades e tarefas administrativas da instituição, bem como na preservação e acesso aos documentos que comprovam as ações realizadas ao longo do tempo.