Com a crescente produção de documentos arquivísticos digitais, entre os principais desafios que se apresentam às instituições estão a manutenção da autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo. Considerando que parte dos documentos apresentam longa temporalidade ou são de guarda permanente, conforme disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de cada instituição, é necessária a adoção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) como solução para a preservação de longo prazo dos objetos digitais.
Conforme definições do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) é uma solução que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais, e preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.
Um Repositório Digital Confiável tem como missão fornecer à sua comunidade-alvo acesso confiável, por longo prazo, aos recursos digitais por ele administrado, agora e no futuro. (RLG/OCLC 2002). Para cumprir essa missão, os repositórios digitais confiáveis devem:
- Aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
- Dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
- Demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
- Projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
- Estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de confiabilidade esperadas pela comunidade;
- Considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os usuários de forma aberta e explícita;
- Dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
- Observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação, atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos materiais armazenados e implicações financeiras.
O RDC-Arq cumpre, portanto, com a função de preservar os documentos arquivísticos digitais no longo prazo, mantendo a sua autenticidade. Na medida em que os formatos de arquivo ficam na iminência ou tornam-se obsoletos, o RDC-Arq realiza conversões e migrações para novos formatos seguindo a política de preservação definida para a instituição, de modo a garantir que o acesso aos documentos se mantenha ao longo do tempo. A preservação por intermédio do RDC-Arq admite diversos formatos de arquivo, sejam documentos textuais, sonoros, multimídia, iconográficos etc., o que implica que a produção documental digital, nos mais variados formatos, podem ser preservados nesta plataforma.
Além do recolhimento dos documentos de caráter permanente, podem ser transferidos para um RDC-Arq de guarda temporária, os documentos correntes e intermediários que apresentem as seguintes características:
- Documentos complexos: documentos formados por diversos componentes digitais que podem ser afetados pela obsolescência tecnológica, como, por exemplo, websites institucionais, mensagens de correio eletrônico, documentos multimídia, documentos audiovisuais etc.
- Documentos de longa temporalidade: documentos que apresentam um longo tempo de retenção nas idades corrente e intermediária, incorrendo em riscos para sua segurança, autenticidade e confiabilidade se mantidos no ambiente de gestão, como por exemplo, assentamento funcional de um servidor público, folhas de pagamento, assentamento individual de acadêmicos etc.
- Documentos Sensíveis: documentos que requerem cuidados especiais em razão do seu conteúdo, como documentos classificados com restrição de acesso, ou documentos com informações pessoais que possam ferir a intimidade, a honra e a imagem dos indivíduos, de acordo com a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011),
Com a criação de documentos digitais em Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), associado a um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), prevendo-se a designação de responsabilidades das entidades e indivíduos, propicia-se a manutenção da cadeia de preservação dos documentos arquivísticos digitais, fundamental para manter a autenticidade dos documentos ao longo do tempo.
Um dos softwares voltados para a preservação que apresenta crescente adesão no cenário brasileiro é o Archivematica, responsável pelo armazenamento dos documentos arquivísticos digitais. Este sistema de código aberto baseado em padrões web, permite que sua instituição preserve e acesse conteúdos digitais de forma confiável e autêntica, em consonância aos padrões de preservação arquivísticos. O Archivematica baseia-se na norma internacional ISO 14721:2003 – Modelo Open Archival Information System (OAIS), que estabelece um sistema de arquivamento de informações por meio de esquema organizacional e pessoas que aceitam a responsabilidade de preservá-las e disponibilizá-las para uma determinada comunidade.
Destaca-se que a implementação de um RDC-Arq compreende um conjunto de elementos como, política de preservação digital, designação formal de responsabilidades, procedimentos administrativos e técnicos de gestão do software e aplicações, previsão de recursos que permitam a manutenção do RDC-Arq ao longo do tempo etc., de modo que se possibilite um ambiente sustentável à preservação e acesso no longo prazo. Este ambiente é responsável por salvaguardar os documentos de valor histórico, probatório e informativo pelo tempo que for possível, e assim, requer recursos de ordem financeira, operacional e técnicas permanentes e indispensáveis ao seu funcionamento.
Além disso, é necessário que os sistemas que produzem documentos nato digitais, e que posteriormente serão enviados ao RDC-Arq, atendam aos requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), constituindo-se em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), ou então, que os sistemas de negócio que produzam documentos arquivísticos digitais implementem requisitos básicos do e-ARQ, e os documentos sejam encaminhados a um SIGAD pra fins de gestão e destinação. Os requisitos do e-ARQ Brasil, associados a política e procedimentos de gestão arquivística de documentos, associado a um RDC-Arq, possibilitam garantir a autenticidade dos documentos digitais no longo prazo.
Referências:
Archivematica: open-souce digital preservation system.
Atualizado em: 22/10/2018