Para que sejam fonte de prova e registro, e cumpram para com as funções administrativas e jurídicas para as quais foram criados, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos e acessíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a sua preservação e acesso no longo prazo. No âmbito da UFFS, a Política de Gestão de Documentos foi instituída pela Resolução n° 13/CONSUNI/UFFS/2016.
No ambiente digital, regido pela política de gestão de documentos, a garantia da confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos arquivísticos dependem de elementos como:
- Existência de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) para a produção, tramitação e destinação dos documentos presumidamente autênticos;
- Atendimento à legislação, normas e recomendações que versam sobre a gestão de documentos;
- Presunção da autenticidade baseada na análise no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação dos documentos, bem como na forma e conteúdo dos documentos (forma fixa e conteúdo estável);
- Preservação dos documentos digitais de longa temporalidade e permanentes em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq);
- Manutenção de uma Cadeia de Preservação, que se constitui em um sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo;
- Manutenção de uma Cadeia de Custódia, que se constitui na sucessão de entidades coletivas ou pessoas que mantêm a posse, custódia e controle dos documentos ao longo do seu ciclo de vida.
Desta forma, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), na sua função de produção de processos administrativos eletrônicos deve alinhar-se aos elementos supracitados, garantindo a produção de documentos que sejam autênticos, íntegros e acessíveis no longo prazo.
Conforme cita o Arquivo Nacional (2015), com a difusão dos documentos digitais no final do século XX, surgiram novos desafios que dificultaram a manutenção da autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo desses documentos. Nesse momento, a gestão arquivística de documentos tornou-se mais urgente, a comunidade arquivística internacional indicou que os documentos digitais são ainda mais dependentes da gestão arquivística de documentos que os não digitais. Assim, ao se optar pelo registro das atividades em documentos digitais é imprescindível a implantação de uma política e de um programa de gestão de documentos, caso contrário corre-se o risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos próprios documentos.
Quando se agregam os elementos da gestão arquivística aos documentos arquivísticos digitais, como principais repercussões têm-se:
- SIGAD para produzir documentos autênticos: Um Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de procedimentos e operações que controlam todo o ciclo de vida dos documentos. Em termos práticos, um sistema informatizado que contempla as configurações de um SIGAD pode produzir e gerenciar documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final, garantindo a autenticidade dos documentos. Além disso, engloba uma série de requisitos voltados a fluxos de trabalho, trilhas de auditoria, práticas voltadas à preservação digital, avaliação e destinação dos documentos, entre outros. Tal cenário permite a produção de documentos nato digitais autênticos e acessíveis ao longo do tempo.
- Avaliar para diminuir custos: a necessidade de manter grandes quantidades de objetos digitais quando não se aplica a atividade de avaliação documental, implica em custos com o armazenamento, a manutenção do aparato tecnológico, bem como com pessoal especializado. Assim, deve-se guardar apenas os documentos previstos, e pelo prazo estipulado, na Tabela de Temporalidade de Documentos, racionalizando o armazenamento e manutenção da produção documental em meio digital.
- Preservação apenas do essencial: com a crescente produção de documentos digitais, uma grande quantidade de objetos digitais terão que ser preservados em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). A aplicação da atividade de avaliação permite identificar os documentos de longas temporalidades e os de guarda permanente que efetivamente precisam ser mantidos no longo prazo. Sem os critérios da avaliação, se incorre em um cenário de “guardar tudo”, repercutindo em gastos desnecessários (armazenamento, manutenção e pessoal). Além disso, ao se eliminar documentos destituídos de valor, facilita-se a recuperação e acesso aos documentos que apresentam relevância histórica, informativa e comprobatória.
- Classificar para recuperar e propiciar acesso à informação: por meio de um código/plano de classificação os documentos são categorizados (por função, assunto, atividade, etc.) de modo a contextualizá-los, agilizar sua recuperação, bem como estabelecer a temporalidade que está atrelada à classe adotada. Por meio do plano de classificação é possível visualizar todas as atividades desenvolvidas por determinado órgão ou instituição, servindo com a função de dar visibilidade e transparência dos documentos, tanto aos usuários internos quanto para a sociedade. A classificação, portanto, serve como um elemento relevante na difusão dos documentos por meio de plataformas de acesso e difusão de documentos.
- Proteção dos documentos após o arquivamento: a característica do arquivamento refere-se a oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. No ambiente digital, por intermédio de um sistema informatizado, a operação de arquivar implica em restringir, daquele momento em diante, alterações que até então eram possíveis no documento que ainda tramitava, ou seja, arquivar implica em adotar métodos de “proteção” do documento, para que este não sofra alterações indevidas, e seja elemento de prova e testemunho ao longo do tempo.
- Designação de responsabilidades para manutenção do ambiente digital: tais designações são fundamentais para a operacionalização do ambiente digital, bem como de sua manutenção ao longo do tempo. Tomando-se como referência o ambiente institucional, é necessário que se indique a quem cabe a manutenção e atualização dos sistemas informatizados, a quem cabe a operacionalização do Repositório Digital Confiável (RDC-Arq), quais instâncias são responsáveis por planejar e garantir os recursos necessários à manutenção das plataformas tecnológicas, e assim por diante.
- Cadeia de custódia para garantir documentos autênticos: o ciclo de vida de um documento requer que, desde sua produção até o seu arquivamento definitivo, as ações que lhe são imputadas sejam realizadas por entidades ou órgãos que tenham conhecimento dos preceitos da gestão arquivística de documentos, de modo a se garantir a autenticidade dos documentos, que não se baseia em aspectos puramente tecnológicos, mas principalmente, em procedimentos administrativos e de gestão.
- Manutenção de uma cadeia de preservação para garantir documentos autênticos: concomitante à cadeia de custódia, a cadeia de preservação implica na existência de sistemas de controle (SIGAD, SIGAD de negócio, RDC-Arq etc.) que assegurem a autenticidade dos documentos ao longo do tempo. Não é possível assegurar a autenticidade dos documentos em sistemas que não estão aderentes à gestão arquivística. Desta forma, o documento deve ser produzido em um SIGAD, ou SIGAD de negócio, ou Sistema de negócio controlado por um SIGAD, e posteriormente, preservado em um RDC-Arq.
- Documentos com forma fixa e conteúdo estável: ao longo do tempo, toda vez que forem manifestados, os documentos arquivísticos digitais precisam manter a aparência ou apresentação original. Caso a obsolescência tecnológica (formato, hardware ou software) implique na alteração do conteúdo do documento, esta deve ser limitada e controlada de acordo com regras fixas, de modo que a mesma consulta gere sempre o mesmo resultado. Por exemplo, a forma fixa é mantida quando um documento originalmente no formato .odt é salvo no formato .pdf, mantendo exatamente a mesma apresentação. No caso da variabilidade limitada, um exemplo seria gráficos ou tabelas apresentando as mesmas informações, mas alterando a cor de representação em razão da especificidade do sistema em que estão sendo exibidas. Portanto, para apoiar a forma fixa e o conteúdo estável dos documentos, é indispensável o uso de um sistema informatizado aderente a padrões de gestão arquivística e de um RDC-Arq, sob a égide de um programa de gestão de documentos.
Referências:
Portaria n° 804/GR/UFFS/2017 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS.