A migração dos processos e documentos do SGPD para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) levou em consideração diversos fatores, tais como:

• O Art.3º 3 da Portaria nº 234, de 19 de Julho de 2017, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) veta a Administração Pública Federal contratar serviços e/ou soluções para gerenciamento de processos e documentos, diferente daquele oferecido pelo MPDG;
• O MPDG adotou o SEI como sistema padrão para o gerenciamento de processos e documentos;
• O SEI não possui custo de contratação e de serviços;
• O Projeto do PEN não é uma orientação, é uma exigência. A escolha pelos órgãos da APF, de ferramentas é livre, desde que estas atendam aos requisitos do PEN;
• O Projeto do PEN é extenso e o SGPD não está preparado para integrar com os diversos sistemas que farão parte do PEN. A adaptação do SGPD para adequar-se a estas funcionalidades, exclusivamente com a força de trabalho da UFFS se tornou inviável;
• A Comunidade SEI está desenvolvendo os módulos de gestão arquivística com integração com RDC-Arq e Ica-AtoM;
• O SGPD é um sistema legado. Apesar de estar, atualmente, mais aderente aos requisitos de gestão arquivística do que o SEI, a força de trabalho de desenvolvimento da UFFS em relação a força de trabalho da Comunidade SEI é imensamente desproporcional, o que irá transformar esta vantagem em desvantagem num curto espaço de tempo. Além deste fato, por ser um sistema legado, criado por uma empresa que é detentora de seus direitos e seus componentes, nem todos transferidos para a UFFS, está sendo criado um dívida técnica que terá que ser resolvida no médio ou no longo prazo, sob risco do SGPD não mais poder ser utilizado em alguns anos por questões tecnológicas;
• O SEI é mais fácil e intuitivo do que o SGPD.