Vantagens do PEN / SEI

Vantagens:

  • Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado – Firefox (Preferencialmente, na UFFS), Internet Explorer e Google Chrome;
  • Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google);
  • Acesso de usuários externos: usuários externos vão poder, à distância, visualizar processos públicos de seu interesse – por meio da Pesquisa Processual – ou solicitar vista eletrônica de processos com restrição de acesso (E.G.D. do eGov);
  • Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos que participam dos processos, permitindo que tomem conhecimento dos documentos e, por exemplo, que de forma remota. incorporem documentos ao processo e/ou assinem contratos e outros tipos de processos;
  • Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
  • Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Com isso, várias unidades podem ser demandadas, tomar providências e manifestar-se simultaneamente;
  • Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
  • Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade;
  • Trabalhar de forma mais integrada e ágil a partir de uma plataforma virtual;
  • Possibilidade de maior Qualidade de Vida no Trabalho (QVT);
  • Possibilidade de diminuir o consumo e armazenamento de papel (economia de recursos públicos e preservação do meio ambiente);
  • Dar mais agilidade às análises;
  • Sistema Padrão do Processo Eletrônico Nacional: permite a interligação e tramitação eletrônica de documentos e processos entre os órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
  • Transparência ativa, atendendo a Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação);
  • Diminuição do Tempo médio dos Processos (abertura x despacho x fechamento);
  • Permite a integração com os outros sistemas utilizados na UFFS;
  • Financia projeto para desenvolvimento da gestão arquivística dos documentos digitais de acordo com as recomendações do CONARQ, inclusive com integração com Repositórios Digitais Confiáveis (RDC_Arq) e com plataformas de descrição, divulgação e difusão de documentos, tais como o Ica-AtoM;
  • Redução significativa das tarefas de impressão/assinatura/carimbo/digitalização de documentos;
  • Possui ferramentas de ouvidoria e publicação.