Com a adoção do SEI, a forma de trabalhar com processos e documentos na UFFS sofrerá mudanças substanciais, tais como:

• O atual sistema SGPD será gradativamente desativado, de acordo com o cronograma que está sendo montado com cada instância da UFFS, pois estas deverão junto com o ESCRITÓRIO DE PROCESSOS da PROPLAN, definir cada um de seus processos e implementá-los no SEI. No instante que um processo é implantado no SEI, o mesmo será desativado no SGPD;
• A mudança mais substancial após a adoção do SEI está no fato da convivência por tempo indeterminado de dois sistemas de gestão de processos e documentos na UFFS, o SEI e o SGPD. Como a migração total para o SEI não é possível, o usuário deverá conviver com o problema de identificar em qual sistema deverá iniciar um determinado processo e em qual sistema deve pesquisar por um determinado processo. Para maiores informações sobre este cenário, os links Processos homologados, Migração do SGPD para o SEI e Cronograma de Implantação do SEI poderão ser consultados;
• Os processos gerados no SGPD terão numeração entre 000.001 e 099.999 a cada ano e no SEI entre 100.000 e 999.999;
• Para os processos implantados no SEI de acordo com o cronograma, a produção de documentos ficará restrita ao SEI. A partir de modelos de formulários e documentos, os usuários irão complementar as informações específicas dos documentos utilizando somente o editor do SEI. Não serão mais utilizados editores de texto tais como LibreOffice, Microsoft Word e similares na produção de documentos;
• Todos os documentos produzidos pelo SEI passam a guardar todas as suas versões, possibilitando a visualização das mesmas e também a recuperação de versões;
• Todo documento produzido pelo SEI passa pela fase de minuta e na sua aprovação, torna-se documento. Com isto, se mantém o histórico dos produtores e aprovadores dos documentos.