A fim de manter a originalidade e o valor probatório dos documentos administrativos pela UFFS, que gerem direitos, deveres e consequentes decisões, recomendamos que os documentos sejam produzidos diretamente pelo editor de textos do SEI. Com isto, garante-se que serão nato-­digitais, originais e assinados eletronicamente. Os documentos produzidos em editores externos (como o LibreOffice, Word, etc.), digitalizados e incluídos no SEI são apenas cópias digitalizadas, sem assinatura eletrônica. Sendo assim, torna-se obrigatória a guarda do documento físico.

Portanto, recomendamos que todos os documentos de expediente sejam elaborados exclusivamente pelo próprio editor de textos do SEI, não sendo permitida a produção de documentos em outros softwares e posteriormente inclusão como documentos externos.

No Editor do SEI possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da UFFS. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade de cada unidade. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (Boletim de Serviço) ou externo (DOU).