A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, orientamos que, em regra, o nível de acesso seja sempre público para o Memorando, Memorando­-Circular, Ofício e Ofício-­Circular. Documentos com caráter informativo devem ter o nível de acesso público. Com o propósito de elucidar quais assuntos possuem restrição de acesso, exemplificamos abaixo:

• Documentos sigilosos: São aqueles que contenham informações pessoais e funcionais com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor).
• Documentos restritos: São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações com o intuito de proteção do interesse da UFFS ou proteção institucional, seja orçamentária e financeira. São exemplos desses documentos os pareceres e os documentos que subsidiam algumas decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasarem decisões orçamentárias, financeira e/ou consultiva. Além desses, também há uma proteção especial para os documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do Decreto 7724/2012 e aplica-­se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição, deve ser alterada a classificação do processo ou documento de acesso restrito para acesso público.

Torna-­se terminantemente proibido dar ciência a terceiros dos processos públicos de licitação que possuam Termo de Referência e Projeto Básico antes dos editais serem publicados em Diário Oficial.

Também se deve levar em consideração que, ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Os processos sigilosos não são recuperáveis pela pesquisa e não são registrados nas estatísticas do sistema. Já os processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.